Tarea Número 1: Comparación entre el Capítulo 9 del PMBOK - Recursos Humanos y el Capítulo 9 del libro "Director Profesional de Proyectos" de Pablo Lledó

Autor: Ing. Erick Carrillo Ramírez

Introducción

  La administración de recursos humanos es uno de los puntos claves para una buena administración de proyectos, debido a eso, este trabajo escrito tiene como objetivo analizar las diferencias y similitudes que hay entre el texto del Capítulo 9 Recursos Humanos del libro Director Profesional de Proyectos Cómo Aprobar el PMP sin Morir en el Intento del autor Pablo Lledó y el capítulo 9 Gestión de los Recursos Humanos del Proyecto de la Guía de los Fundamentos para la Dirección de Proyectos – PMbok.

  A pesar de que los dos capítulos de ambos libros mencionan los mismos cuatro procesos para una correcta administración de recursos humanos: Desarrollar el plan de recursos humanos, Adquirir el equipo, Desarrollar el equipo y Gestionar el equipo, los mismos presentan ciertas diferencias de enfoque y visibilidad, quedando en relieve el enfoque práctico que tiene el libro de Pablo Lledó, centrándose en las competencias de liderazgo y motivación, mientras que el PMbok utiliza un estilo más normativo y académico.

 Como principal limitación se puede mencionar es la falta de consulta de otros autores del mismo tema, para tener un criterio más amplio acerca de las comparaciones que abortan la gestión de los recursos humanos.

 Desarrollo

 Analizando proceso a proceso, podemos obtener una visión más clara y precisa de los puntos modulares de ambos capítulos, los cuales se encuentran desarrollados a continuación:

1)      Desarrollar el plan de recursos humanos (PMI) vs Desarrollar el plan de recursos humanos (Lledó):

Similitudes:

·         Ambos utilizan los requerimientos de recursos para cada actividad como entrada.

·         Ambos utilizan el diagrama jerárquico, la matriz RACI y texto como maneras de describir puestos y cargos.

·         Básicamente usan las mismas herramientas de ejecución y se obtiene básicamente lo mismo del proceso.

Diferencias:

·         El PMbok especifica entradas que vienen desde otros procesos, mientras que el libro de Lledó  parte de solo una entrada y de plantearnos una serie de preguntas.

·         El libro de Lledó se enfoca en mostrar diversas formas de  representar el cargo y nivel de cada persona, mientras que el PMbok hace referencia también a otras secciones del plan.

·         El PMbok desarrolla más el tema del Plan para la dirección del personal.

·         El libro de Lledó menciona varias salidas que el PMbok las incluye dentro de una sola, Plan de recursos humanos.

·         El libro de Lledó hace énfasis en los tipos de poder.

2)      Adquirir el equipo del proyecto (PMI) vs Adquirir el equipo (Lledó):

Similitudes:

·         Ambos comparten la mayoría de entradas.

·         Utilizan las mismas técnicas y herramientas de ejecución.

·         Al final del proceso, las salidas son básicamente las mismas.

Diferencias:

·         El PMbok es más completo en cuanto a las entradas, al especificar entradas que vienen de otros procesos.

·         El libro de Lledó hace uso del Ambiente como entrada.

·         El libro de Lledó hace la advertencia en no confiar en el efecto Halo.

3)      Desarrollar el equipo del proyecto (PMI) vs Desarrollar el equipo (Lledó):

 Similitudes:

·         Ambos comparten el calendario de recursos como entrada.

·         Ambos utilizan básicamente las mismas herramientas y técnicas de ejecución.

·         La salida de evaluación del desempeño del equipo es especificada por ambos.

·         Ambas hacen mención de  las etapas de Tuckman acerca del desarrollo del equipo.

Diferencias:

·         El PMbok especifica más entradas de proceso, mientras que el libro de Lledó especifica el plan de gestión del personal y personal asignado.

·         El libro de Lledó se enfoca en competencias de habilidades interpersonales, haciendo énfasis en estilos de liderazgo y doctrinas de motivación.

·         El PMbok agrega las actualizaciones a los factores de la empresa como una salida más.

4)      Dirigir el equipo de proyecto (PMI) vs Dirigir el equipo de proyecto (Lledó):

Similitudes:

·         Ambos comparten la mayoría de técnicas y herramientas de ejecución.

·         Ambos utilizan básicamente las mismas entradas pero con una descripción diferente.

·         Ambos utilizan principalmente las solicitudes de cambio como salida, sin dejar de lado las actualizaciones a diferentes procesos en el plan de administración de proyectos.

·         Ambos especifican diferentes formas de lidiar con conflictos.

Diferencias:

·         La principal diferencia es que el PMbok utiliza las evaluaciones de desempeño del equipo como entrada, mientras que el libro de Lledó lo utiliza como herramienta.

·         El libro de Lledó especifica la retroalimentación 360º como un método de medir el desempeño del equipo.

Conclusiones

 Definitivamente cualquier persona que haga esta comparación puede concluir que ambos libros son complementarios.

 El enfoque académico y normativo que hace el PMbok, que por su naturaleza de estándar nos permite tener un panorama amplio y preciso de los mejores métodos teóricos para la gestión de los recursos humanos. Mientras que el libro de Lledó, hace énfasis en las mejores prácticas basado en otros autores, que sin duda, lo podemos utilizar como un manual práctico para la administración de recursos humanos.

 Pablo Lledó hace un enfoque en competencias de habilidades interpersonales como lo son el liderazgo y la motivación, lo cual contrasta con la falta de especificación de documentación, tema que si es ampliamente cubierto por el PMbok.

 Como recomendación se podría decir que el uso de ambos libros complementados es de gran utilidad, sin importar el tamaño del proyecto, ya que con ambos tengo la teoría y la práctica para abarcar el tema de la gestión de los recursos humanos.

 Bibliografía

·         Lledó, Pablo. (2009). Director profesional de proyectos: como aprobar el PMP® sin morir en el intento., 2a ed. – Victoria, BC, Canadá. Copyright © 2009 PaulLeido.

·         Project Management Institute. Guía de los Fundamentos de la Dirección de Proyectos (Guía del PMBOK®). Project Management Institute, Inc. Cuarta Edición. Estados Unidos, 2008.

Mapa conceptual  

 

Practice Standard for scheduling

Practice Standard for scheduling

1.    ¿Cuál es el propósito de este documento (Practice Standard for Scheduling)? ¿Cómo debe ser usado?

 EL propósito de este documento al igual que todas las guías practicas publicadas por el PMI, es el de expandir el conocimiento del capitulo 6 del PMBOK el cual se refiere a la área de la gestión del tiempo. La misma se utiliza como guía de herramientas y métodos para administrar el tiempo de un proyecto bajo los estándares del PMI.

2.    ¿Cómo debe redactarse la lista de actividades? ¿Qué elementos debe contener una lista de actividades? Redacte al menos 3 ejemplos.

 Las actividades deben de redactarse como acciones, empezando con un verbo y deben de contener un objeto, los adjetivos ayudan a aclarar ambigüedades. Cada descripción de una actividad debe de ser única y no dejar espacio para confusiones.

 Ejemplos:

ü  Instalar frenos delanteros.

ü  Realizar pruebas de frenado de llantas delanteras.

ü  Investigar sobre métodos de medición de oxigeno en caldera 1.

3.    ¿Qué atributos debe tener cada actividad? Enumere las principales características de una actividad de acuerdo con las buenas prácticas.

 Cada actividad debe de tener atributos como: supuestos, disponibilidad de recursos, secuencialidad de una actividad, y procesos de estimación de duración de actividad. Entre las principales características encontramos:

ü  Una sola persona es la responsable de la ejecución de una actividad específica, y la misma debe reportar el progreso o avance de la actividad.

ü  Al iniciar una actividad, éste debe de ser capaz de ejecutarla sin interrupciones.

ü  Una actividad debe de contener un verbo, un único objeto y adjetivos para aclarar ambigüedades.

ü  Una actividad es un elemento discreto de trabajo que es tangible del alcance del proyecto.

4.    ¿Cómo se determina la duración de una actividad? ¿Qué factores se deben tomar en cuenta al calcular la duración de una actividad? Explique.

La duración de una actividad se determina tomando en cuenta varios factores que dependen de la realidad de cada proyecto, la mayoría de los casos depende del juicio de expertos en las actividades: Entre los principales factores a tomar en cuenta a la hora de estimar la duración de actividades están los siguientes:

Juicio de expertos: generalmente el administrador de proyectos le consulta a los trabajadores con experiencia que realizan las actividades el estimado de duración de cada actividad.

Datos históricos: normalmente las empresas suelen tener una base de datos de proyectos anteriores en donde se ve reflejado la duración de actividades de proyectos anteriores, se toma el promedio de estas.

Cantidad y disponibilidad de recursos: a veces no se cuenta con los recursos para realizar varias actividades al mismo tiempo, y se deben de realizar una seguida de la otra. Por ejemplo una grúa de una construcción, solo puede realizar una actividad a la vez y generalmente se cuenta con una sola grúa.

Conocimientos de los recursos humanos: Por ejemplo, se da el caso de que se requiere a varios ingenieros en sistemas para instalar servidores de tipo Linux, pero en la empresa existen mas ingenieros especializados en servidores Windows que especializados en Linux, por lo tanto si no tenemos en cuenta esto, generará problemas de estimación.

Calendarios de feriados: por país y región.

Logística aduanera de materiales: de da mucho el caso de que los proyectos se retrasan porque el tiempo de despacho de materiales importados atrasan por tramites de aduanas, etc.

Disponibilidad de materiales y tiempos de entrega.

Contratiempos naturales: se deben de tomar en cuenta el riesgo de desastres naturales que pueda tener algunas regiones.

5.    ¿Para qué debe crearse una línea base del cronograma?

 La línea base del cronograma debe ser creada con el fin de que sirva de punto de referencia, con el cual podamos medir el desempeño del proyecto.  De acuerdo al estándar debe tenerse antes del inicio de las tareas del proyecto. Debe de ser aprobada, los informes deben de ser distribuidos de acuerdo al plan de comunicación del proyecto,  los cambios son monitoreados y controlados a través del proceso de control integrado de cambios.

6.    Explique el proceso de mantenimiento de un cronograma. ¿Cómo lo aplicaría en un proyecto de su organización?

El proceso de mantenimiento de un cronograma los podemos designar en pasos que serian los siguientes:

Recoger y documentar los datos referentes al estado actual del trabajo que se esta llevando a cabo, teniendo en cuenta las fechas de inicio de todas las actividades que han iniciado y finalizado antes de esta recolección de datos, el porcentaje de realización de las actividades que se están ejecutando, junto con el tiempo necesario para que estas terminen. También se debe recolectar los costos de estas actividades junto con el uso de recursos.

Registrar la información anterior en el modelo del cronograma y volver a analizar todo el cronograma para saber como va el proyecto. Se recalendariza el trabajo sin finalizar a una fecha posterior a la fecha de referencia, teniendo en cuenta que el trabajo futuro no se puede recalendarizar.

Comparar las salidas actualizadas con la línea base, se debe tomar en cuenta las variaciones del cronograma.

Actualizar el cronograma con estos cambios asegurándose que el modelo del cronograma contenga el 100% del trabajo actual.

Después de obtener autorización, comunicar el nuevo cronograma.

Construir una base de datos que contenga la documentación que justifique todos estos cambios en el cronograma con el fin de utilizarlos en caso de futuras investigaciones.

 En el caso especifico de Hewlett Packard, este proceso se hace mediante Spocs, que son personas que se encargan de contactar a los recursos (empleados) que se encargan de ejecutar las actividades, estos comunican su porcentaje de completación a los Spocs, los Spocs lo comunican a los Administradores de proyectos, ellos hacen los cambios en el cronograma en base a esta información proporcionada, y posteriormente se comunica a todos los interesados por medio de correros electrónicos semanales dependiendo de la volatilidad del proyecto. Estos pasos son metodología estándar usada por la empresa y no puede ser variada por ningún empleado, esto con el fin de que cualquier cambio quede debidamente documentado y aprobado para respaldo.

7.    ¿Cómo se determina la escala de tiempo a utilizar en un cronograma? ¿Cuáles son las mejores prácticas?

 La escala de tiempo siempre va en función de la volatilidad del proyecto, entre más volátil, más frecuente debe de ser los procesos de seguimiento y control, por lo tanto así depende la escala de tiempo. De acuerdo al estándar, las mejores prácticas indican que la escala de tiempo debe de ser constante durante el cronograma de cualquier proyecto.

8.    ¿Qué tipos de relaciones se utilizan para secuenciar las actividades? Explíquelas

 Las tareas se vinculan definiendo una dependencia entre sus fechas de comienzo y fin. Existen 4 tipos:

ü  Fin – Comienzo (FC): Una actividad comienza cuando la predecesora termina. Este tipo de relación es la que mas comúnmente se da.

ü  Comienzo – Comienzo (CC): Una actividad comienza inmediatamente al mismo tiempo cuando su predecesora comienza.

ü  Comienzo – Fin (CF): Una actividad termina cuando la actividad predecesora inicia. Este tipo de relación se da esporádicamente, no es muy común.

ü  Fin – Fin (FF): Una actividad termina inmediatamente al mismo tiempo cuando la actividad predecesora finaliza.

9.    ¿Cómo se desarrolla una plantilla de cronograma? ¿Qué debe tomarse en cuenta?

La plantilla del cronograma se desarrolla tomando en cuenta los siguientes pasos:

ü  Determinar los hitos: los hitos son actividades que no tienen tiempo de duración que sirven para marcar el inicio y fin de un entregable, fase, etc.

ü  Definir las actividades del proyecto: se determinan todas las actividades que se deben de tener en cuenta para la realización de un proyecto.

ü  Agrupación de actividades: se agrupan las actividades de acuerdo a su relación que tienen entre si, esto con el fin de ir determinando las fases del proyecto.

ü  Secuenciar las actividades: una vez que se tienen agrupadas las fases, se determina la secuencia en la cual se deben ir realizando las actividades.

ü  Determinar los recursos para cada actividad: tomando en cuenta la disponibilidad, conocimiento y carga de trabajo de los recursos.

ü  Determinar la duración de cada actividad: En base a los métodos que describe el estándar se determina la duración de cada una, también tomando en cuenta la disponibilidad de los recursos.

ü  Revisar el cronograma: con el fin de asegurarse que ningún dato o actividad se están quedando por fuera.

ü  Aprobar el cronograma: debe de ser realizado por todo el equipo de trabajo junto con los interesados, con el fin de validar todo el trabajo.

ü  Realizar la línea base del cronograma: Cuando el modelo del cronograma ha sido consumado, se debe especificar una línea base, que nos permita las comparar el progreso del proyecto contra el plan original.

10. ¿Qué es holgura? ¿Cómo se calculan los diferentes tipos de holgura?

Holgura es la cantidad de tiempo que una actividad se puede retrasar dentro del cronograma establecido.

Existen dos tipos:

ü  Holgura total (total float): la cantidad total de tiempo que una actividad del cronograma puede retrasarse desde su fecha de inicio temprano sin que se retrase la fecha de fin del proyecto, o violar una restricción de horario. Se calcula restando el tiempo de terminación más tardío de la actividad de su tiempo de terminación más temprano. Una holgura total negativa significa que las fechas no son factibles y que van a requerir un cambio en el plan.

ü  Holgura libre (free float): Es el tiempo que puede retrasarse una tarea sin afectar la fecha de inicio de las de las tareas sucesoras. Es calculado restando la fecha de finalización temprana de las actividades de la fecha de inicio tardío de la actividad sucesora, este resultado nunca debe de ser negativo.