Practice Standard for scheduling

Practice Standard for scheduling

1.    ¿Cuál es el propósito de este documento (Practice Standard for Scheduling)? ¿Cómo debe ser usado?

 EL propósito de este documento al igual que todas las guías practicas publicadas por el PMI, es el de expandir el conocimiento del capitulo 6 del PMBOK el cual se refiere a la área de la gestión del tiempo. La misma se utiliza como guía de herramientas y métodos para administrar el tiempo de un proyecto bajo los estándares del PMI.

2.    ¿Cómo debe redactarse la lista de actividades? ¿Qué elementos debe contener una lista de actividades? Redacte al menos 3 ejemplos.

 Las actividades deben de redactarse como acciones, empezando con un verbo y deben de contener un objeto, los adjetivos ayudan a aclarar ambigüedades. Cada descripción de una actividad debe de ser única y no dejar espacio para confusiones.

 Ejemplos:

ü  Instalar frenos delanteros.

ü  Realizar pruebas de frenado de llantas delanteras.

ü  Investigar sobre métodos de medición de oxigeno en caldera 1.

3.    ¿Qué atributos debe tener cada actividad? Enumere las principales características de una actividad de acuerdo con las buenas prácticas.

 Cada actividad debe de tener atributos como: supuestos, disponibilidad de recursos, secuencialidad de una actividad, y procesos de estimación de duración de actividad. Entre las principales características encontramos:

ü  Una sola persona es la responsable de la ejecución de una actividad específica, y la misma debe reportar el progreso o avance de la actividad.

ü  Al iniciar una actividad, éste debe de ser capaz de ejecutarla sin interrupciones.

ü  Una actividad debe de contener un verbo, un único objeto y adjetivos para aclarar ambigüedades.

ü  Una actividad es un elemento discreto de trabajo que es tangible del alcance del proyecto.

4.    ¿Cómo se determina la duración de una actividad? ¿Qué factores se deben tomar en cuenta al calcular la duración de una actividad? Explique.

La duración de una actividad se determina tomando en cuenta varios factores que dependen de la realidad de cada proyecto, la mayoría de los casos depende del juicio de expertos en las actividades: Entre los principales factores a tomar en cuenta a la hora de estimar la duración de actividades están los siguientes:

Juicio de expertos: generalmente el administrador de proyectos le consulta a los trabajadores con experiencia que realizan las actividades el estimado de duración de cada actividad.

Datos históricos: normalmente las empresas suelen tener una base de datos de proyectos anteriores en donde se ve reflejado la duración de actividades de proyectos anteriores, se toma el promedio de estas.

Cantidad y disponibilidad de recursos: a veces no se cuenta con los recursos para realizar varias actividades al mismo tiempo, y se deben de realizar una seguida de la otra. Por ejemplo una grúa de una construcción, solo puede realizar una actividad a la vez y generalmente se cuenta con una sola grúa.

Conocimientos de los recursos humanos: Por ejemplo, se da el caso de que se requiere a varios ingenieros en sistemas para instalar servidores de tipo Linux, pero en la empresa existen mas ingenieros especializados en servidores Windows que especializados en Linux, por lo tanto si no tenemos en cuenta esto, generará problemas de estimación.

Calendarios de feriados: por país y región.

Logística aduanera de materiales: de da mucho el caso de que los proyectos se retrasan porque el tiempo de despacho de materiales importados atrasan por tramites de aduanas, etc.

Disponibilidad de materiales y tiempos de entrega.

Contratiempos naturales: se deben de tomar en cuenta el riesgo de desastres naturales que pueda tener algunas regiones.

5.    ¿Para qué debe crearse una línea base del cronograma?

 La línea base del cronograma debe ser creada con el fin de que sirva de punto de referencia, con el cual podamos medir el desempeño del proyecto.  De acuerdo al estándar debe tenerse antes del inicio de las tareas del proyecto. Debe de ser aprobada, los informes deben de ser distribuidos de acuerdo al plan de comunicación del proyecto,  los cambios son monitoreados y controlados a través del proceso de control integrado de cambios.

6.    Explique el proceso de mantenimiento de un cronograma. ¿Cómo lo aplicaría en un proyecto de su organización?

El proceso de mantenimiento de un cronograma los podemos designar en pasos que serian los siguientes:

Recoger y documentar los datos referentes al estado actual del trabajo que se esta llevando a cabo, teniendo en cuenta las fechas de inicio de todas las actividades que han iniciado y finalizado antes de esta recolección de datos, el porcentaje de realización de las actividades que se están ejecutando, junto con el tiempo necesario para que estas terminen. También se debe recolectar los costos de estas actividades junto con el uso de recursos.

Registrar la información anterior en el modelo del cronograma y volver a analizar todo el cronograma para saber como va el proyecto. Se recalendariza el trabajo sin finalizar a una fecha posterior a la fecha de referencia, teniendo en cuenta que el trabajo futuro no se puede recalendarizar.

Comparar las salidas actualizadas con la línea base, se debe tomar en cuenta las variaciones del cronograma.

Actualizar el cronograma con estos cambios asegurándose que el modelo del cronograma contenga el 100% del trabajo actual.

Después de obtener autorización, comunicar el nuevo cronograma.

Construir una base de datos que contenga la documentación que justifique todos estos cambios en el cronograma con el fin de utilizarlos en caso de futuras investigaciones.

 En el caso especifico de Hewlett Packard, este proceso se hace mediante Spocs, que son personas que se encargan de contactar a los recursos (empleados) que se encargan de ejecutar las actividades, estos comunican su porcentaje de completación a los Spocs, los Spocs lo comunican a los Administradores de proyectos, ellos hacen los cambios en el cronograma en base a esta información proporcionada, y posteriormente se comunica a todos los interesados por medio de correros electrónicos semanales dependiendo de la volatilidad del proyecto. Estos pasos son metodología estándar usada por la empresa y no puede ser variada por ningún empleado, esto con el fin de que cualquier cambio quede debidamente documentado y aprobado para respaldo.

7.    ¿Cómo se determina la escala de tiempo a utilizar en un cronograma? ¿Cuáles son las mejores prácticas?

 La escala de tiempo siempre va en función de la volatilidad del proyecto, entre más volátil, más frecuente debe de ser los procesos de seguimiento y control, por lo tanto así depende la escala de tiempo. De acuerdo al estándar, las mejores prácticas indican que la escala de tiempo debe de ser constante durante el cronograma de cualquier proyecto.

8.    ¿Qué tipos de relaciones se utilizan para secuenciar las actividades? Explíquelas

 Las tareas se vinculan definiendo una dependencia entre sus fechas de comienzo y fin. Existen 4 tipos:

ü  Fin – Comienzo (FC): Una actividad comienza cuando la predecesora termina. Este tipo de relación es la que mas comúnmente se da.

ü  Comienzo – Comienzo (CC): Una actividad comienza inmediatamente al mismo tiempo cuando su predecesora comienza.

ü  Comienzo – Fin (CF): Una actividad termina cuando la actividad predecesora inicia. Este tipo de relación se da esporádicamente, no es muy común.

ü  Fin – Fin (FF): Una actividad termina inmediatamente al mismo tiempo cuando la actividad predecesora finaliza.

9.    ¿Cómo se desarrolla una plantilla de cronograma? ¿Qué debe tomarse en cuenta?

La plantilla del cronograma se desarrolla tomando en cuenta los siguientes pasos:

ü  Determinar los hitos: los hitos son actividades que no tienen tiempo de duración que sirven para marcar el inicio y fin de un entregable, fase, etc.

ü  Definir las actividades del proyecto: se determinan todas las actividades que se deben de tener en cuenta para la realización de un proyecto.

ü  Agrupación de actividades: se agrupan las actividades de acuerdo a su relación que tienen entre si, esto con el fin de ir determinando las fases del proyecto.

ü  Secuenciar las actividades: una vez que se tienen agrupadas las fases, se determina la secuencia en la cual se deben ir realizando las actividades.

ü  Determinar los recursos para cada actividad: tomando en cuenta la disponibilidad, conocimiento y carga de trabajo de los recursos.

ü  Determinar la duración de cada actividad: En base a los métodos que describe el estándar se determina la duración de cada una, también tomando en cuenta la disponibilidad de los recursos.

ü  Revisar el cronograma: con el fin de asegurarse que ningún dato o actividad se están quedando por fuera.

ü  Aprobar el cronograma: debe de ser realizado por todo el equipo de trabajo junto con los interesados, con el fin de validar todo el trabajo.

ü  Realizar la línea base del cronograma: Cuando el modelo del cronograma ha sido consumado, se debe especificar una línea base, que nos permita las comparar el progreso del proyecto contra el plan original.

10. ¿Qué es holgura? ¿Cómo se calculan los diferentes tipos de holgura?

Holgura es la cantidad de tiempo que una actividad se puede retrasar dentro del cronograma establecido.

Existen dos tipos:

ü  Holgura total (total float): la cantidad total de tiempo que una actividad del cronograma puede retrasarse desde su fecha de inicio temprano sin que se retrase la fecha de fin del proyecto, o violar una restricción de horario. Se calcula restando el tiempo de terminación más tardío de la actividad de su tiempo de terminación más temprano. Una holgura total negativa significa que las fechas no son factibles y que van a requerir un cambio en el plan.

ü  Holgura libre (free float): Es el tiempo que puede retrasarse una tarea sin afectar la fecha de inicio de las de las tareas sucesoras. Es calculado restando la fecha de finalización temprana de las actividades de la fecha de inicio tardío de la actividad sucesora, este resultado nunca debe de ser negativo.